一、总　则

（一）为了加强学生档案的管理，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》和相关法规，结合我校成人高等学历教育的特点和实际情况，特制定本办法。

（二）学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

（三）学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是高校档案的重要组成部分。

（四）学生档案管理工作要本着为培养人才服务为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理。

（五）根据我校成人高等学历教育学生学号编制方法，对经过正式录取并且办理了注册的学生编定学号，建立西南科技大学成人高等学历教育学生档案，由成人教育科按校外办学站点或办学学院分年级、专业、班级分位存放，专人管理，并负责毕业学生档案的审核和封签工作；各教学点(站)或办学学院负责本站点学生档案材料的收集和日常管理工作。

二、学生档案的内容

　　学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：
（一）学生入学登记表。
（二）毕业生学籍表（学生学习成绩登记表）。
（三）毕业生登记表。
（四）入党（团）材料。
（五）学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰所形成的材料及登记表。
（六）学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律形成的处理意见或材料。
（七）其他可供组织参考的有保存价值的材料。

三、学生档案的收集、建立及归档要求

（一）各教学点(站)或办学学院应在新生入学一个月内组织学生填好《西南科技大学成人教育学院       级学生入学登记表》，并进行初步审核；毕业生填写《西南科技大学成人高等教育毕业生登记表》，其中“辅导员鉴定”栏由辅导员填写并签字，“学院意见”栏由成人教育学院填写并盖章；《毕业生学籍表》及毕业生名单由教务科在规定的日期前按专业、班级、学号打印好交学院成人教育科归档；由教务科提供《毕业生毕业证发放签领表》给成人教育科，以便档案的发放。

（二）档案必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、真实，准确、文字清晰，对象明确，注明承办教学点(站)或办学学院、年级、专业，按规定进入档案的材料，任何人不得擅自修改和撤换。各类材料收集归档时须填注学生学号、年级，按学号顺序（从小到大）排列，分装入档，放入学生档案袋中。

（三）归档材料必须手续完备，凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写；凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得不经批准擅自更改；凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（四）各类档案材料一般应使用A4规格的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印、针式打印、喷墨打印、激光打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

（五）学生档案使用牛皮纸制作的“西南科技大学成人高等教育学生档案袋”装封。

四、档案的借阅

（一）学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

（二）档案一般不外借；特殊情况借阅档案须经领导同意。

五、学生档案管理

（一）学生档案分学院、教学点(站)或办学学院两级管理，档案的日常管理在教学点(站)或办学学院。

（二）各教学点(站)或办学学院要指定专人进行管理。

（三）学院成人教育科档案管理人员要定期检查，督促材料归档情况。

（四）须归档的材料，都要准备及时，归入学生档案。

（五）按规定进入档案的材料，任何人不得擅自修改和撤换。

（六）档案转移需办理移交手续。

（七）各教学点(站)或办学学院须按照学院的计划安排，整理全部归档材料后在规定的时间交至学院成人教育科核收，学院最后出具学生的完整档案。

（八）学生毕业时，成人教育科对学生档案装袋密封后加盖“西南科技大学成人教育学院密封专用章”，由校外办学站点或办学学院在领取毕业证书的同时统一领取档案。毕业生离校后如无法按时领回档案，校外办学站点或办学学院应妥为保管。

（九）学生档案由学生所在单位（或聘用单位）的人事部门启封存档。在转移（或领用）过程中，如有损坏（包括损坏了档案封口和密封条），必须退回成人教育科重新审核，重新加封后，方为有效；由人才市场的招聘单位启封后退回毕业生本人或转移到另一聘任单位的学生档案，由原启封单位负责并予密封，学院成人教育科不负责重新审核该生材料。

（十）严禁学生本人私自拆封档案，任何人不得涂改或伪造学生档案材料。对查实涂改或伪造学生档案材料的行为，要报有关部门处理，追究当事人的责任，情节严重者要给予行政处分直至追究法律责任。

（十一）学生档案仅有一份，学生领取后如不慎丢失，学院不予补办。

六、附　则

（一）本办法解释权归成人教育学院。